Inventur

In der Lagerlogistik spielt das Thema Inventur eine essenzielle Rolle. Nur, wenn eindeutig festgestellt werden kann, welche Waren aktuell und in welcher Menge auf Lager ist, kann ein reibungsloser Prozess gewährleistet werden. Dieser Artikel verrät mehr darüber, wie eine Inventur durchgeführt wird und wie wichtig dieser Prozess in der Logistik ist. Leser erfahren außerdem, wie die Dokumentation der Inventur funktioniert, um die Effizienz im logistischen Betrieb noch weiter zu steigern.

Durchführung einer Inventur

Um das „Vermögen“ eines Unternehmens an einem bestimmten Stichtag zu überprüfen, ist die Inventur ein bewährtes Mittel. Oftmals wird dieser Prozess am Geschäftsjahresende durchgeführt, damit sowohl Schulden als auch Vermögensgegenstände nachgewiesen werden können. Es gibt allerdings verschiedene Arten der Bestandsaufnahme innerhalb der Logistik:

Stichtagsinventur

Bei dieser Inventurart werden die Bestände in der Logistik an einem festgelegten Tag erfasst. Passend zum Bilanzstichtag sollte die Inventur zeitnah stattfinden. Ein Versatz von etwa zehn Tagen gilt als in Ordnung, wobei die Änderungen des Bestands innerhalb des Versatzzeitraumes dokumentiert werden müssen.

Vorteile der Stichtagsinventur

• ermittelte Bestände können einem bestimmten Tag klar zugeordnet werden
• die Inventur kann aufgrund des Stichtags innerhalb einer klaren Periode erfolgen

Nachteile der Stichtagsinventur

• möglicherweise ist eine Unterbrechung des Betriebs notwendig, um die Inventur genau am Stichtag durchzuführen
• für die Stichtagsinventur ist in der Regel ein höherer Einsatz an Personal nötig

Permanente Inventur

Nicht an einem Stichtag, sondern quasi fortlaufend, werden bei der permanenten Inventur die Bestände überprüft. Das verläuft über das gesamte Geschäftsjahr und funktioniert über ein Lagerbuch. Oftmals ist dies digitalisiert in Form durch ein Warenwirtschaftssystem. Oftmals ist in einem modernen Lager die permanente Inventur der Standard. Zählungen werden demnach genau für die Produkte angestoßen, die auch gerade in Betrieb sind.

Vorteile der permanenten Inventur:

• keine Betriebsunterbrechung wie bei der Stichtagsinventur nötig
• Arbeit häuft sich nicht an einem bestimmten Stichtag an, an dem die Inventur durchgeführt werden muss
• insgesamt ist diese Methode weniger aufwendig

Nachteile der permanenten Inventur:

• eine konsequente und ordnungsgemäße Führung des Lagerbuchs ist unbedingt vonnöten

Zeitversetzte Inventur

Die zeitversetzte Inventur wird auch verlegte Inventur genannt und bedeutet, dass die Inventur nicht am Bilanzstichtag erfolgen muss. Stattdessen kann sie mit Versatz von bis zu drei Monaten davor oder zwei Monate danach erfolgen. Praktisch gesehen findet diese Art der Inventur aber kaum Anwendung.

Vorteile der zeitversetzten Inventur:

• sehr flexible Wahl des Inventurtages
• Inventuren können dadurch ausführlich geplant werden
• mehr Zeit zum Aufspüren von Inventur-Differenzen

Nachteile der zeitversetzten Inventur:

• zusätzlicher Aufwand durch die höhere Zeitspanne
• erhöhtes Fehlerpotenzial
• bei gewissen Gegenständen (zum Beispiel bei Gegenständen mit hohem Wert, bei Schwundprodukten oder bei verderblichen Waren) nicht erlaubt

Stichprobeninventur

Im Vergleich zur zeitversetzten Inventur ist die Stichprobeninventur dagegen wieder geläufiger. Rechtmäßig erlaubt ist diese Form der Inventur seit dem Jahr 1977. Die Stichprobeninventur darf durchgeführt werden, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt werden:

• Anwender müssen statistisch-mathematische Methoden nutzen, die als anerkannt gelten
• Anwender müssen eine ordnungsgemäße Buchführung durchführen
• die Aussagekraft der Stichprobeninventur muss genauso viel Aussagekraft wie herkömmliche Methoden haben

Wichtig: Wenn eine körperliche Bestandsaufnahme stattfindet, gilt zudem eine weitere Vorgabe. Drei bis fünf Prozent der Lagerelemente, die am wertvollsten sind, müssen aufgenommen werden. Dadurch ergibt sich ein Wert von 45 bis 50 Prozent des Gesamtwertes.

Sequenzialtest

In Sachen Inventur im Lager gibt es mit dem Sequenzialtest noch einen Sonderfall. Diese Art der Inventur kommt zum Einsatz, wenn es sich um ein automatisches Lager handelt, bei dem grundlegend von einer hohen Genauigkeit des Bestands ausgegangen werden kann. In dem Fall wird nicht der Lager-Gesamtwert ermittelt, sondern es wird dagegen geprüft, ob ein Fehlanteil als annehmbar gilt.

Es handelt sich um Zufallsstichproben, die einem festgeschriebenen System unterliegen. Auf diese Weise kann eine Wahrscheinlichkeit errechnet werden. Diese Form der Inventur kommt aber nur in sehr speziellen Fällen innerhalb eines Lagers zum Einsatz, wohingegen die klassische Inventur zum Stichtag oder die permanente Inventur für klassische Lager weitaus verbreiteter ist.

Bedeutung der Inventur für die Logistik

Um innerhalb eines Unternehmens die Bewegung von Waren zu überwachen und zu kontrollieren, ist eine eindeutige Inventur nötig. Auf diese Weise kann auch verhindert werden, dass es zu Überbeständen (also zu vielen Produkten einer Art) oder zu Engpässen (zu wenig Produkten einer Art) kommt.

Für die Planung, wie viele Produkte im Lager benötigt werden, ist die Inventur daher ein essenzielles Mittel. Nur, wenn Mitarbeitende wissen, welcher Lagerbestand gerade besteht, kann auch entschieden werden, welche Produkte zum Beispiel nachbestellt werden müssen.

Wichtig: Dass es nicht zu Überbeständen oder zu Engpässen kommt, hat nicht nur logistische Gründe. Auch die Kostenkontrolle ist hiervon betroffen. Überbestände könnten bedeuten, dass Produkte mit weniger Gewinn verkauft werden. Engpässe wiederum bedeuten, dass der Bedarf der Kundschaft nicht gedeckt werden kann, was ebenfalls in fehlenden Gewinnen mündet.

So wichtig sind die Genauigkeit und Dokumentation bei der Inventur

Wenn bei der Inventur nur „ungefähre“ Werte genutzt werden, kann keine wirkliche Bestandsaufnahme erfolgen. Eine Inventur ist keine Schätzung, sondern eine korrekte Bestandsaufnahme der derzeit vorhandenen Waren – sowohl in Art als auch Menge.

Um die Inventur, in welcher Form auch immer, zu erleichtern, kommen Technologien wie Barcodescanner oder RFID-Systeme zum Einsatz. Diese Systeme erleichtern es den Mitarbeitenden, die Inventur zu dokumentieren. Das ist sowohl für interne Analysen als auch für externe Prüfungen essenziell.

Inventuren durch einen Logistik-Dienstleister

Grundsätzlich gilt alles bisher Gesagte auch für Inventuren, die bei einem Logistik- bzw. Fulfillmentdienstleister oder durch diesen durchgeführt werden. Der Fulfillmentdienstleister ist in der Regel nicht der Eigentümer der Waren, sondern führt die verschiedenen Inventurarten im Auftrag seines Kunden in seinem Lager durch. Dabei kann der Kunde nicht nur die Art der Inventur, sondern auch die Termine, Intervalle oder Stichproben vorgeben. Es ist auch möglich, dass Vertreter des Kunden während oder nach einer Inventur durch den Fulfillmentdienstleister Stichprobenkontrollen durchführen.

Der Fulfillmentdienstleister stellt dem Kunden die geforderten Dokumente (Inventuranweisungen, Zählprotokolle, Lagerbewegungslisten etc.) zur Verfügung, so dass dieser seinen betriebswirtschaftlichen und gesetzlichen Pflichten nachkommen kann.

Fazit zur Inventur

Bei der Inventur haben Unternehmen verschiedene Varianten zur Auswahl, um Art und Menge von Produkten innerhalb eines Lagers zu überwachen. Oft geschieht die Inventur an einem bestimmten Stichtag, wobei auch die permanente Inventur häufiger Standard ist. Wichtig ist jeweils, dass die Inventur ordnungsgemäß abläuft und auch die Buchführung keine Lücken aufweist. Nur dann kann eine verlässliche finanzielle Darstellung der Produktsituation in einem Unternehmen getroffen werden.