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Warenwirtschaftssystem

Warenwirtschaftssystem verstehen lernen
Abb. Warenwirtschaftssystem Grafik

Was ist ein Warenwirtschaftssystem? – Definition & Erklärung

‚Ein Platz für alles und alles an seinem Platz‘ - ein paar Etiketten hinzufügen, Instrumente, um alles zu verfolgen, dann noch ein Warnsignal, bei zu hohem oder zu niedrigen Warenbestand eines Artikels und fertig ist das Warenwirtschaftssystem. Nun ganz so einfach ist es nicht. Im Prinzip funktionieren Warenwirtschaftssysteme zwar so, egal ob für einen Supermarkt, einem eCommerce Anbieter, einem Einzelhandelsgeschäft oder einem Logistikdienstleister. Ohne entsprechende Software läuft heutzutage jedoch nichts mehr.

 

Was ist ein Warenwirtschaftssystem? – Ausführlich erklärt

Ein Warenwirtschaftssystem kurz WWS oder WaWi (engl. merchandise management system kurz MMS) kombiniert Hard- und Software also die Technologie mit Prozessen und Verfahren. Sie übernimmt das Überwachen und Warten der gelagerten Produkte. Gibt Einblick in jeden Aspekt eines Produktes und ermöglicht, dass diese in der gesamten Lieferkette eines Unternehmens verfolgt werden können. Unabhängig davon, ob es sich um Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe oder um fertige Produkte handelt. Auch Produkte, die zu den Vermögenswerten eines Unternehmens gehören, werden erfasst. Vom Erteilen des Auftrags bis hin zur Auslieferung, bildet das WWS alle Prozesse ab. Diese Prozesse ermöglichen eine größtmögliche Transparenz, um Schwachpunkte aufzuspüren oder Trends zu analysieren.

 

Woraus besteht ein Warenwirtschaftssystem?

Ein vollständiges Warenwirtschaftssystem sollte alle Funktionen bieten, die für eine effektive Bestandsverwaltung erforderlich ist.

Dazu gehören diese Merkmale:

  • Ein System, dass das Identifizieren von jedem Artikel, welches im Lagerbestand ist und aller mit dem Artikel verbundenen Informationen ermöglicht, z.B. durch scannbare Strichcodes
  • Entsprechende Hardware zum Auslesen der Strichcodes, z.B. Strichcodescanner oder Smartphones.
  • Eine Software für das Verwalten der Bestände mit zentraler Datenbank. Mit dieser Software wird
  1. der Lagerbestand so optimiert, dass immer die richte Menge vorhanden ist. Dies ist besonders bei saisonalen Produkten von Vorteil.
  2. eine Warnung ausgegeben, wenn ein definierter Lagerbestand über- oder unterschritten ist. Dies ermöglicht ein rechtzeitiges Handeln.
  3. das Analysieren von Daten, das Erstellen von Berichten und das Erstellen einer Bedarfsprognose ermöglicht.
  4. das Verwalten mehrerer Standorte möglich. Alle Standorte sin in einem einziges Warenwirtschaftssystem integriert und bieten Aufschluss über den Standort jedes einzelnen Produkts.
  5. das Bearbeiten und Verwalten von Retouren effektiver, das Gruppieren von Materialien und das Aufzeichnen von Bestellungen vereinfacht.
  • Mitarbeitende, die für das Befolgen der Richtlinien und Prozesse unterwiesen sind.
  • Für einige Benutzer ist das Verfolgen in Echtzeit von Transporten mittels RFID-Technologie notwendig. Hierfür sollte das Warenwirtschaftssystem eine zusätzliche Funktion bieten.

 

Was versteht man unter Warenwirtschaft?

Warenwirtschaft ist das Verwalten des Ein- und Ausgangs von Betriebsmitteln, Fertig- oder Halbfertigprodukten, Hilfsgütern und Werkzeugen, über die ein Unternehmen verfügt.

Diese Art des Verwaltens ist Teil der Kostenrechnung und grundlegend für das Optimieren der Betriebsabläufe des Unternehmens.

Siehe auch: https://qtrado-logistics.de/wiki/warenwirtschaft/

 

Was gibt es für Warenwirtschaftssysteme?

Es ist zwischen offenen, geschlossenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen zu unterscheiden.

Das offene Warenwirtschaftssystem erfasst lediglich Warenein- und ausgänge. Wohingegen das geschlossene System alle Phasen des gesamten Warenflusses mengen- und wertmäßig erfasst, von der Disposition bis zum Warenausgang.

Eine Erweiterung des geschlossenen Warenwirtschaftssystems ist das integrierte Warenwirtschaftssystem, hier werden verschiedene operative Einheiten miteinander verknüpft. Ein integriertes WWS gliedert sich in interne und externe Systeme, auch interne oder externe Integration genannt.

Die interne Integration findet häufig Anwendung in Unternehmen mit mehreren Filialen, hier verbindet das WWS mittels Datenaustausch die einzelnen Filialen mit der Zentrale.

Die externe Integration findet hingegen Anwendung, wenn es darum geht, innerhalb der Lieferkette die unterschiedlichen Partner, wie Lieferanten, Hersteller, Spediteure und Kunden miteinander zu verknüpfen.

Ein geschlossenes WWS hat diese Komponenten als Bestandteil:

  • Einkaufs- und Verkaufsabwicklung
  • Warenein- und ausgangssystem
  • Lagerwirtschaft
  • CRM (Customer-Relationship-Management)


Häufig sind WWS auch Bestandteil eines ERP-Systems, aber dazu an anderer Stelle mehr.

 

Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

Der größte Vorteil eines Warenwirtschaftssystems liegt darin, dass Güter und Produkte, die entlang der Lieferkette bewegt werden, nicht in Unordnung geraten. Mit Hilfe des WWS erhalten Unternehmen die Möglichkeit, alle Vermögenswerte und Artikel über eine zentralisierte Aufzeichnung zu führen. Dadurch erhält die Organisation für jeden Artikel eine Gesamtübersicht über den Lagerort, über Lieferanten und Zulieferer, die Beschreibung und der aktuellen Lagerbestände. Darüber bieten Analysen Aufschluss, welche Artikel sich schnell und welche langsam bewegen und wann es Zeit für eine neue Order ist. 

Ein WWS bietet jedoch noch viele weitere Vorteile, von der verbesserten Berichts- und Prognosefähigkeit, bessere Organisation, verbesserte Transparenz, verbesserter Cash-Flow bis hin zu allgemein verbesserten Qualität/Leistungsfähigkeit der Lieferketten. Aber auch weniger Totbestände, geringere Arbeitskosten und Lagerkosten gehören dazu.

 

Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Die Kosten für ein Warenwirtschaftssystem belaufen sich nicht nur auf die Anschaffungskosten für die Soft- und Hardware. In der Aufstellung der Kosten sind auch interne und externe Kosten zu berücksichtigen.

Die Anschaffungskosten für ein Warenwirtschaftssystem hängen von vielen unterschiedlichen Faktoren ab, z.B. diesen:

  • wie hoch die Anzahl der Nutzer ist, die Zugriff auf das System benötigen?
  • welche Bereitstellungsmethode gewählt wird (Cloud oder lokal)?
  • wie groß ist die Anzahl der Lager?
  • wie hoch ist die Gesamtzahl der Stock Keeping Units,
  • und wie viele Schulung, Datenmigration erforderlich sind?

Die Fragen, die sich jedes Unternehmen vorab stellen sollte, was braucht das Unternehmen, wie groß ist das Inventar und wie viele Mitarbeiter sind vorhanden. Ein System, welches für ein Unternehmen mit sechs Lagern und 500.000 Artikeln ausgelegt ist, ist für ein kleineres Unternehmen mit einem Lager und 10.000 Artikeln natürlich überdimensioniert.


Nicht zu unterschätzen sind die internen Kosten, die entstehen, wenn das neue System eingeführt wird. Mitarbeitende sind für Schulungen freizustellen und die Produktivität ist zu Beginn geringer, bis sich alle im neuen System zurechtfinden. Ein gut geplantes Change-Management hilft die internen Kosten so gering wie möglich zu halten.

Zu den externen Kosten für ein WWS zählen:

  • die Betriebskosten, welche sich nach der Bereitstellungsmethode richten und das Warten des Systems, Updates, Releases und Supportstunden beinhalten.
  • die Beratungskosten, welche bei der Unterstützung des Auswahlverfahrens und der Implementierung des neuen Systems durch externe Berater entstehen.


Was ist der Unterschied zwischen Warenwirtschaftssystem und ERP?

Wie bereits weiter oben erklärt, werden durch das WWS oder WaWi alle gesteuerten Warenbewegungen in einem Unternehmen dokumentiert.

Ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) geht darüber hinaus und bietet zusätzliche Funktionen, die dem Abwickeln sämtlicher Unternehmensprozesse dienen, dabei geht es um das Planen der Gesamtressourcen. Vor allem im Dienstleistungssektor entstehen zusätzliche Anforderungen an ein WWS, welches dieses im Einzelnen nicht abbilden kann.

Zu diesen Komponenten gehören das CRM, das Rechnungswesen, das Vertragsmanagement und viele weitere. Datenbanken aus den verschiedenen Bereichen werden angelegt und miteinander verknüpft.

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