Warenwirtschaftssystem

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Damit ein Unternehmen langfristig am Markt erfolgreich sein kann, ist es wichtig, dass alle Prozesse im Unternehmen optimal aufeinander abgestimmt sind. Denn nur so kann kosten- und zeiteffizient gewirtschaftet werden. Ein Warenwirtschaftssystem dient der Abbildung und Optimierung der Unternehmensabläufe sowie der Erfassung der Bewegungsdaten, beispielsweise im Bereich Logistik, Disposition und Bestandsführung. Daher werden Warenwirtschaftssysteme nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch in mittelständischen und kleinen Unternehmen (KMU) sowie im Einzelhandel eingesetzt. Auch E-Commerce-Unternehmen (Onlineshops) setzen Warenwirtschaftssysteme für ihr Geschäft ein. Die heutigen Warenwirtschaftssysteme sind IT-basierte Warenwirtschaftssysteme.

Gebräuchliche Kurzformen für den Begriff Warenwirtschaftssystem sind WaWi und WWS. Anstelle des Begriffs Warenwirtschaftssystem wird oft auch die Bezeichnung Warenwirtschaft verwendet.

Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut bzw. welche Teilbereiche im Unternehmen deckt ein Warenwirtschaftssystem ab?

In unterschiedlichen Unternehmen sind verschiedene Warenwirtschaftssysteme im Einsatz, welche sich im Hinblick auf Funktionen, Eigenschaften und Aufbau voneinander unterscheiden. Dennoch lassen sich Warenwirtschaftssysteme in der Regel in die folgenden Grundmodule unterteilen:

Wareneingang, Warenausgang, Lagerhaltung

Dieses Modul umfasst alle Prozesse von der Anlieferung von Waren (Wareneingang), über die Warenannahme und die damit verbundene Warenkontrolle, die Rechnungsprüfung, die Bearbeitung von Aufträgen bis hin zur Versandabwicklung. Es umfasst somit die gesamte Lagerverwaltung, inklusive aller Lagerbewegungen und der Bestellvorschläge.

Einkauf und Verkauf

Im Modul Einkauf und Verkauf sind alle Prozesse enthalten, welche das Angebotsmanagement, die Disposition, eventuelle Reklamation sowie den Verkauf von Waren betreffen.

Stammdatenpflege

Das Modul Stammdatenpflege dient einer optimierten Logistikplanung. Hier werden Angaben zu jeder Ware hinterlegt, um Lagerflächen optimal zu nutzen. Auch für den Bereich der Kommissionierung sind diese hinterlegten Daten zu den Waren hilfreich.

Retouren und Inventur

Im Modul für Retouren und Inventur werden Warenströme dokumentiert, um zu jedem Zeitpunkt eine genaue Information darüber zu haben, in welchen Mengen das jeweilige Produkt wo vorliegt.

Statistik

Unternehmensprozesse müssen immer wieder überarbeitet und optimiert werden. Mit Auswertungen aus dem Modul Statistik können Erkenntnisse darüber gewonnen werden, welche Warenströme sich optimieren lassen. Diese ständigen Optimierungen auf der Grundlage von Echtzeit-Auswertungen sind notwendig, um Kosten zu minimieren, Zeit zu sparen aber auch um Kundenwünsche zu berücksichtigen.

Customer Relationship Management (CRM) und Controlling

Ein Warenwirtschaftssystem verfügt über mehrere Schnittstellen. Insbesondere Schnittstellen zum CRM System und zum Controlling sind wichtig, um Auswertungen in Echtzeit durchzuführen und eine gewisse Planungssicherheit zu ermöglichen. Es gibt auch Warenwirtschaftssysteme, welche bereits über weitere Zusatzmodule, wie CRM, Controlling, Kassensystem, integrierte Online-Shops und mobile Anwendungen für den Außendienst verfügen.

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit den Aufbau von Warenwirtschaftssystemen darzustellen. Hierbei wird keine Unterteilung in Module, sondern in Datenbereiche vorgenommen. Man unterteilt in Stammdaten und Bewegungsdaten.

Stammdaten: Zu den in einem Warenwirtschaftssystem verwalteten Stammdaten zählen beispielsweise Daten über:

• Waren
• Lieferanten
• Kunden
• Mitarbeiter
• Interessenten

Bewegungsdaten: Die Bewegungsdaten, welche in einem Warenwirtschaftssystem verwaltet werden, sind unter anderem:

• Bestellungen
• Aufträge
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Angebote

Welche Aufgaben hat ein Warenwirtschaftssystem?

Die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems umfassen neben der Steuerung des Warenflusses, dem Erfassen und das Zugreifen auf waren- und kundenbezogene Daten auch die Rechnungsstellung, die Inventur und die Erstellung von Statistiken.

Welche Anforderungen werden an ein Warenwirtschaftssystem gestellt?

Damit ein Warenwirtschaftssystem seinen Aufgaben gerecht werden kann, sollte ein WWS die folgenden Anforderungen erfüllen:

Datenaktualität: Systeme der Warenwirtschaft ermöglichen nur dann kurzfristige und gezielte Reaktionen, wenn die Daten in der Software aktuell sind.

Datengenauigkeit: Um im Unternehmen zu erkennen, ob man erfolgreich oder nicht erfolgreich ist, müssen die Daten in einem Warenwirtschaftssystem genau sein. Auch für Entscheidungen ist eine Datengenauigkeit erforderlich.

Ständige Verfügbarkeit: Nur wenn ein Warenwirtschaftssystem ständig verfügbar ist, kann es auch kontinuierlich für den Erfolg des Unternehmens eingesetzt werden.

Flexibilität im Hinblick auf Verdichtung und Aufbereitung von Daten: Ein Warenwirtschaftssystem sollte eine hohe Flexibilität im Hinblick auf die Auswertung von Daten bieten. Nur so sind kurzfristige und für den jeweiligen Bedarf gezielte Auswertungen möglich, um eine gute Planung oder eine Optimierung beispielsweise in der Lagerverwaltung des Unternehmens durchzuführen.

Anbindung an Buchhaltungssoftware: Damit Rechnungsstellung und Rechnungslegung auch kosten- und zeiteffektiv erfolgen können, empfiehlt es sich, ein Warenwirtschaftssystem einzusetzen, welches sich einfach an eine Buchhaltungssoftware anbinden lässt.

Welche Vorteile bietet ein Warenwirtschaftssystem?

Die einheitliche Abbildung aller Prozesse des Unternehmens in einem Warenwirtschaftssystem erleichtert dem Management das Treffen von Entscheidungen.

Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems für ein Unternehmen haben wir im Folgenden zusammengefasst:

• Transparenz über alle Prozesse im Unternehmen
• verbesserte Planung
• Zeiteinsparung
• Kosten- und Zeitoptimierungen aufgrund ständiger Prozessoptimierung
• einfache und strukturierte Erfassung und Pflege von Daten (Artikel, Kunden,...)
• Möglichkeit der Verknüpfung mit CRM-Systemen (Kundenbeziehungs-Management)
• gezielte Auswertungen und gezieltes Treffen von Entscheidungen
• optimierte Lagerhaltung und Sortimentsoptimierung
• langfristige Sicherung des Unternehmenserfolgs durch transparente Informationen über alle Unternehmensbereiche und Handelsprozesse

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?

Warenwirtschaftssysteme werden in die drei folgenden Arten unterschieden:

Geschlossene Warenwirtschaftssysteme

Bei einem geschlossenen Warenwirtschaftssystem umfasst ein System alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben und Bereiche eines Unternehmens.

Offene Warenwirtschaftssysteme

In einem offenen Warenwirtschaftssystem wird wenigstens ein Bereich von einem anderen System bzw. einer anderen Software abgedeckt. Dieser Bereich oder diese Bereiche, wie beispielsweise der Einkauf, die Produktion, die Lagerhaltung oder der Vertrieb werden über eine Schnittstelle in das verwendete Warenwirtschaftssystem integriert.

Integrierte Warenwirtschaftssysteme

Integrierte Warenwirtschaftssysteme umfassen alle notwendigen Module und verfügen zudem über Schnittstellen zu anderen externen Stellen bzw. Bereichen. Dies können zum Beispiel Schnittstellen zu Lieferanten, Banken oder Marktforschungsinstituten sein.

Welche Unterschiede bestehen zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einen ERP-System?

ERP steht für Enterprise-Ressource Planning. Ein ERP-System dient damit der Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen (wie Kapital, Personal, Material und Betriebsmittel, Technik und IT-Systeme). Der Übergang von Warenwirtschaftssystemen zu ERP-Systemen ist fließend. ERP-Systeme verfügen zusätzlich zu den o. g. Warenwirtschafts-Modulen über weitere Module, wie Personalwesen und Dokumentenmanagement. ERP-Systeme sind damit um bestimmte Module erweiterte Software-Anwendungen.

Die drei Kategorien von Warenwirtschaftssystemen im Hinblick auf die Anbieter

Jedes Unternehmen stellt unterschiedliche zusätzliche Anforderungen an ein WWS. Im Hinblick auf die Anbieter lassen sich die Warenwirtschaftssysteme in drei Kategorien untergliedern.

Individualsoftware: Individualsoftware wird meist speziell für das jeweilige Unternehmen entwickelt. Hier entscheidet das Unternehmen über die Hard- und Softwarearchitektur anhand seiner spezifischen Betriebsprozesse und den damit verbundenen Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem. Eine solche Unternehmenssoftware mit maßgeschneiderten Prozessen ist zwar perfekt auf die Warenwirtschaft des Unternehmens abgestimmt, bietet aber oft nicht die notwendige Flexibilität bei Veränderungen oder zusätzlich benötigen Funktionen.

Branchensoftware: Branchensoftware existiert von verschiedenen Anbietern und orientiert sich an branchenspezifischen Anforderungen. Ein solches IT-Anwendungssystem ist damit perfekt auf den Bedarf der Unternehmen einer Branche abgestimmt, wie beispielsweise im Hinblick auf die Integration bestimmter Schnittstellen.

Kaufmännische Standardsoftware: Eine kaufmännische Standardsoftware ermöglicht mit den verschiedenen vorhandenen Modulen einen branchenübergreifenden Einsatz, unter anderem für den B2A-HAndel, B2B-Handel und B2C-Handel. Eventuell bietet eine solche Standard-Software allerdings nicht ausreichend Flexibilität für ein Unternehmen. Bestimmte notwendige Module, Funktionen oder Schnittstellen sind in der Anbieter-Software nicht vorhanden.

Beispiele für Warenwirtschaftssysteme

Im Folgenden haben wir einige Anbieter von Warenwirtschaftssystemen aufgeführt:

• SAP
• Mircosoft
• Lexware
• Signum
• SAGE
• Inventorum
• Pickware
• Vario

Zusammenfassung

Ein funktionierendes Warenwirtschaftssystem bildet die Grundlage fast jedes Unternehmens für ein langfristiges und erfolgreiches Bestehen am Markt, da hier jeder Geschäftsprozess integriert ist. Je nachdem, welche Funktionen und Module ein Unternehmen im Bereich Warenwirtschaft benötigt, entscheidet sich das Unternehmen für eine Anbieter-Software oder lässt eine spezielle Software für den eigenen Bedarf entwickeln.

Wichtig ist, dass diese Software die grundlegenden Anforderungen an ein Warenwirtschaftssystem erfüllt, denn nur dann, können beständig mit Hilfe der Echtzeit-Auswertungen Geschäftsprozesse optimiert und Kosten sowie Zeitaufwand minimiert werden.