Beschaffung

Beschaffung – Was ist das?
Beschaffung beschreibt einen komplexen Prozess zum Erwerb von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten für ein Unternehmen von externen Quellen.

Kurz die Beschaffung ist eine übergeordnete Funktion von Aktivitäten und befasst sich mit dem Erwerb aller Waren, darunter fallen Betriebsmittel, Hilfsmittel und Dienstleistungen.

Käufer und Verkäufer sind gleichermaßen an dem Akt der Beschaffung beteiligt. Der Käufer trägt mit der Auswahl der besten Qualität der Ware oder Dienstleistung zu möglichst wettbewerbsfähigen Preisen zum Erfolg des Unternehmens bei.

Unterschiede in der Beschaffung

Bei der Beschaffung wird zwischen drei Kategorien unterschieden:

1. Direkte Beschaffung

Bei der Direktbeschaffung geht es in erster Linie um den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen zum Zweck der Herstellung, dazu gehören beispielsweise Rohstoffe, Maschinen oder Wiederverkaufsartikel. Die direkte Beschaffung hat auch direkten Einfluss auf die Qualität und den Preis des Endproduktes.

2. Indirekte Beschaffung

Bei der indirekten Beschaffung handelt es sich mehr um Waren oder Dienstleistungen für den internen Gebrauch, wie zum Beispiel Verbrauchsmaterialien aber auch Reisen.

3. Dienstleistungsbeschaffung

Unter die Dienstleistungsbeschaffung fallen Zeitarbeitskräfte oder externe Beratungsleistungen, das können Audits oder Softwarelizenzen sein.

Wie läuft der Beschaffungsprozess ab?

Jeder Beschaffungsprozess ist auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens abgestimmt. Jedes Unternehmen hat einen anderen Bedarf und von daher, andere Anforderungen. Einzelne Schritte wie das Ermitteln und Durchführen sind jedoch ähnlich. Sie stellen sicher, dass durch den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen die Ziele erreicht werden. Schlussendlich soll der Beschaffungsprozess dazu beitragen, dass das Unternehmen Kosten einspart und effizient wirtschaftet. Durch regelmäßiges Überprüfen des Prozesses wird sichergesellt, dass die Ziele erreicht werden und notfalls angepasst werden.

Der Beschaffungsprozess im einzelnem:

1. Ermitteln des Bedarfs
2. Erstellen der Bestellung
3. Zugelassenen Lieferanten wählen oder Angebote einholen
4. Bestellung vom Controlling genehmigen lassen
5. Nach Genehmigung Bestellanforderung auslösen.
6. Warenlieferung
7. Wareneingangskontrolle
8. Zahlungsprozess
9. Buchen des Betrags

Bei einem noch nicht gelisteten Lieferanten oder Dienstleister, werden vorab Angebote eingeholt und anhand der detaillierten Bestellanforderung analysiert und miteinander verglichen. Anschließend wird mit dem ausgewählten Lieferanten ein Vertrag ausgehandelt und dieser in die Liste aufgenommen, bevor die Bestellung erfolgt.

Nach eingegangener Lieferung wird der Wareneingang anhand des Lieferscheins kontrolliert, die Rechnung mit dem Lieferschein abgeglichen und geprüft. Anschließend wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben und die Zahlung an den Lieferanten vorgenommen und verbucht.

Was ist der Unterschied zwischen strategischer Beschaffung, taktischer Beschaffung und operativer Beschaffung?

1. Strategische Beschaffung

Die strategische Beschaffung auch langfristige Beschaffung genannt, stellt das rechtzeitige Liefern von Waren oder Dienstleistungen sicher. Die strategische Beschaffung ist entscheiden dafür, dass die Ziele für das Kerngeschäft eines Unternehmens erreicht werden. Sie ist auf die langfristige, systematische und ganzheitliche Wertschöpfung zur Deckung des aktuellen und zukünftigen Bedarfs ausgelegt.

1. Taktische Beschaffung

Die taktische Beschaffung auch kurzfristige Beschaffung genannt, bezieht sich auf das einmalige Beschaffen von Waren oder Dienstleistungen. Zu berücksichtigen ist das Ermitteln der zu beschaffenden Ware und das Bestimmen des Lieferanten oder Herstellers nach folgenden Kriterien:

• Nach Qualität
• Nach Pünktlichkeit
• Nach niedrigstem Preis
• Nach zufriedenstellender Lieferung.

1. Operative Beschaffung

Die operative Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen dient dem Aufrechterhalten der Produktion oder den Aktivitäten, die für das Aufrechterhalten des Geschäfts nötig sind.

Was ist das Ziel der Beschaffung

Die Beschaffung verfolgt im Wesentlichen drei Hauptziele:

1. ZIEL: Unterstützen der betrieblichen Anforderungen

Unter Berücksichtigung der 6 R’s die für die geschäftlichen Anforderungen benötigten Produkte und Dienstleistungen kaufen.

1. ZIEL: Effektives und effizientes Management des Beschaffungsprozesses und der Lieferbasis gewährleisten.

Mit der Wahl der Möglichkeiten einen Mehrwert schaffen, die Lieferantenauswahl bewerten und regelmäßiges Prüfen der Vereinbarungen, Anforderungen und Prozesse.

1. ZIEL: Die Strategie des Unternehmens mittels der Einkaufsstrategie stützen.

In dem die Beschaffungsmärkte hinsichtlich Preiserhöhungen, Engpässen kritischer Materialien oder Veränderungen der Angebote beobachtet werden.

Das Verfolgen dieser Ziele führt dazu, dass die Einkaufs- und Lagerkosten der verwendeten Mittel gesenkt werden, die Qualität gewährleistet bleibt, dass das Beschaffungsrisiko gesenkt wird und zum anderen der Vorrat optimal gestaltet ist. Bei Zielkonflikten ist abzuwägen, welches Ziel zurückstehen muss, zum Beispiel Versorgung vs. Kosten.